Documentación
Guía completa para aprender a usar Eskadia CRM. Gestiona contactos, oportunidades, tareas, proyectos y campañas de marketing desde una sola plataforma.
Primeros pasos
Acceso al sistema
- Entra a la URL de tu organización
- Introduce tu email y contraseña
- Si es tu primera vez, pide una invitación al administrador de tu organización
Navegación principal
El menú lateral izquierdo contiene todas las secciones:
| Sección | Para qué sirve |
|---|---|
| Dashboard | Vista general con KPIs, gráficos y actividad reciente |
| Contactos | Personas con las que trabajas (clientes, prospectos) |
| Empresas | Organizaciones asociadas a tus contactos |
| Oportunidades | Deals en tu pipeline comercial (vista kanban o lista) |
| Leads | Prospectos sin calificar, con puntuación automática |
| Productos | Catálogo de productos/servicios que ofreces |
| Presupuestos | Cotizaciones formales en PDF |
| Tareas | Gestión de tareas con lista, calendario y filtros |
| Proyectos | Gestión de proyectos con hitos, tiempo y portal cliente |
| Marketing | Campañas, listas, plantillas y secuencias |
| Contratos | Firma digital, ciclo de vida completo, portal de firma |
| Bandeja de entrada | Gmail, Outlook e IMAP con reply desde el CRM |
| Chat | Widget JS con agente IA y escalado a humano |
| Calendario | Vista unificada de tareas, deals y eventos Google/Outlook |
| Portal cliente | Proyectos, presupuestos, tickets y contratos por contacto |
| Webinars | Gestión de webinars y registro de asistentes |
| Soporte | Tickets con SLA, categorías y notas internas |
| Objetivos | Targets de ventas mensuales/trimestrales/anuales |
| Formularios | Formularios embebibles de captura de leads |
| Informes | Reportes y analíticas |
| Ajustes | Configuración de la organización |
Búsqueda rápida
Pulsa Cmd+K (Mac) o Ctrl+K (Windows) para buscar contactos, empresas, deals o cualquier registro al instante.
Tema claro/oscuro
Haz clic en el icono de sol/luna en la barra superior para cambiar entre tema claro y oscuro.
Contactos y Empresas
Crear un contacto
- Ve a Contactos en el menú lateral
- Haz clic en + Nuevo contacto
- Rellena los campos: nombre, apellido, email, teléfono, empresa, cargo
- Haz clic en Guardar
Detalle del contacto
Timeline de interacciones, notas internas, etiquetas, lead score automático y redes sociales vinculadas.
Empresas
Asocia contactos a empresas. Cada empresa muestra sus contactos, deals asociados y logo automático.
Enriquecimiento con IA
Busca información adicional del contacto automáticamente usando inteligencia artificial.
Detección de duplicados
Detecta contactos con datos similares y permite fusionarlos o descartarlos.
Pipeline de ventas
Vista Kanban
Visualiza oportunidades en columnas por etapa. Arrastra tarjetas entre columnas para cambiar la etapa.
Pipeline stepper
Barra visual con las etapas del pipeline. Haz clic en una etapa para avanzar la oportunidad.
Crear una oportunidad
- Haz clic en + Nueva oportunidad
- Rellena: nombre, contacto, empresa, valor estimado, etapa
- Añade productos del catálogo si aplica
- Las sugerencias de IA recomiendan el próximo paso
Productos en deals
Añade líneas de producto con cantidad y precio. El total del deal se actualiza automáticamente.
Sugerencias IA
El sistema sugiere próximos pasos basados en el contexto de la oportunidad.
Leads
Qué es un lead
Un lead es un prospecto que aún no ha sido calificado. Cuando lo calificas, se convierte en contacto + oportunidad. Cada lead tiene una puntuación automática basada en datos de perfil, interacciones y análisis de IA.
Convertir un lead
- Abre el lead
- Haz clic en Convertir
- Se creará un contacto, empresa (si no existe) y oportunidad
Productos y Presupuestos
Catálogo de productos
Vista tabla o tarjetas. Cada producto tiene: nombre, descripción, precio, categoría, imágenes y variantes.
Categorías
Organiza productos en un árbol jerárquico de categorías. Arrastra para reordenar.
Crear un presupuesto
- Ve a Presupuestos → + Nuevo
- Selecciona contacto/empresa
- Añade líneas de producto (cantidad, precio, descuento)
- El sistema calcula subtotal, impuestos y total
- Genera un PDF profesional para enviar al cliente
Enlace público
Comparte un enlace para que el cliente vea la cotización sin necesidad de cuenta. El estado cambia a 'Vista' automáticamente.
Generación con IA
Describe lo que necesita el cliente y la IA sugiere productos y precios automáticamente.
Tareas
Tipos de tarea
| Tipo | Ejemplo |
|---|---|
| Llamada | Llamar a cliente para seguimiento |
| Enviar propuesta por email | |
| Reunión | Reunión presencial con el equipo |
| Tarea | Preparar documentación |
| Enviar mensaje de confirmación | |
| Otro | Investigación de mercado |
Vista lista
Tareas agrupadas por fecha: Vencidas, Hoy, Mañana, Próximos 7 días. Checkbox para completar.
Vista calendario
Vista mensual con chips de colores. Vista semanal con franjas horarias y drag & drop.
Crear con IA
Describe en lenguaje natural y la IA genera tareas estructuradas automáticamente.
Crear una tarea
- Haz clic en + Nueva tarea
- Rellena: título, tipo, fecha, hora, duración, prioridad
- Asigna a un miembro del equipo
- Asocia a una oportunidad, contacto o empresa
- Configura recordatorio (15 min, 1 hora, 1 día antes)
Recordatorios
Recibe notificaciones antes de la hora de la tarea. Configurable al crear la tarea.
Widget en Dashboard
'Mis tareas de hoy' muestra tareas del día con aviso de vencidas y checkbox para completar.
Proyectos
Qué son los proyectos
Los proyectos cierran el ciclo comercial: un deal ganado se convierte en un proyecto de entrega. Gestiona hitos, equipo, tiempo, archivos y comunicación con el cliente.
Crear un proyecto
- Ve a Proyectos → Nuevo proyecto
- Paso 1: Nombre, descripción, prioridad, color. Asocia deal, empresa y contacto
- Paso 2: Asigna gestor, añade miembros, define fechas y presupuesto
- Paso 3: Elige estructura: en blanco, desde plantilla, o importar desde deal
Detalle del proyecto — 7 pestañas
| Pestaña | Función |
|---|---|
| Resumen | Visión general: info, hitos, tareas, equipo, presupuesto, IA |
| Tareas | Tareas agrupadas por hito con filtros |
| Hitos | Timeline vertical con estados, fechas y tareas |
| Tiempo | Registro de horas: KPIs, formulario y tabla por día |
| Archivos | Archivos del proyecto con categorías y visibilidad |
| Actividad | Timeline de mensajes y cambios |
| Cliente | Portal externo: activar, configurar, ver comentarios |
Portal del cliente
URL pública para que el cliente vea el progreso sin cuenta. Configura qué puede ver y permite comentarios.
Control de tiempo
Registra horas con descripción, tarea asociada y facturable. KPIs de total, facturables y presupuesto.
Asistente IA
Resumen de estado, actualización para cliente y detección de riesgos de retraso.
Marketing
Conceptos clave
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Lista | Grupo de contactos (estática = manual, dinámica = por condiciones) |
| Plantilla | Diseño reutilizable para emails, WhatsApp o SMS |
| Campaña | Un envío masivo a una lista de contactos |
| Secuencia | Serie automatizada de pasos (emails, esperas, acciones) |
Wizard de campaña (4 pasos)
- Configuración: Nombre, canal (Email/WhatsApp/SMS), asunto
- Audiencia: Selecciona listas, excluye listas, ve estimación de destinatarios
- Contenido: Selecciona plantilla o escribe contenido nuevo
- Revisión: Preview, checklist de validación, enviar o programar
Listas dinámicas
Filtra contactos automáticamente por cargo, departamento, país, industria, lead score y más.
Secuencias automatizadas
Flujos de varios pasos con emails, WhatsApp, SMS, esperas y acciones CRM automáticas.
Contratos
Ciclo de vida de un contrato
Los contratos gestionan el ciclo completo desde la creación hasta la firma. Pueden generarse directamente desde un deal o presupuesto ganado.
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | Contrato en elaboración, no enviado |
| Enviado | Enviado al cliente para revisión |
| Visto | El cliente ha abierto el portal de firma |
| Firmado | Firma digital completada |
| Expirado | Plazo de firma vencido |
| Cancelado | Contrato anulado |
Portal de firma público
URL pública para que el cliente revise y firme el contrato sin necesidad de cuenta en el CRM.
Firma digital
El cliente firma con trazado de firma o texto. El contrato queda registrado con fecha y hora.
Bandeja de entrada
Proveedores soportados
| Proveedor | Conexión |
|---|---|
| Gmail | OAuth 2.0 con permiso gmail.readonly |
| Microsoft Outlook | OAuth 2.0 con permiso Mail.Read |
| IMAP | Cualquier servidor IMAP con usuario y contraseña |
Reply desde el CRM
Responde emails directamente desde Eskadia. La conversación queda vinculada al contacto y el deal.
Vinculación automática
Los emails entrantes se asocian automáticamente al contacto por dirección de email.
Chat
Widget JS para tu web
Añade un widget de chat a tu sitio web con un fragmento de código JavaScript. El agente IA responde automáticamente vía n8n y puede escalar la conversación a un humano.
- Ve a Ajustes → Chat
- Copia el snippet de código JavaScript
- Pégalo antes del cierre de
</body>en tu web - Configura el webhook de n8n para las respuestas automáticas del agente IA
Agente IA vía n8n
El widget conecta con un flujo de n8n que gestiona las respuestas inteligentes en tiempo real.
Escalado a humano
Cuando el agente IA no puede resolver la consulta, escala la conversación a un agente humano.
Calendario
Vista unificada
El calendario agrega en una sola vista las tareas del CRM, los deals con fecha de cierre y los eventos de Google Calendar y Microsoft Outlook conectados.
Sincronización Google / Outlook
Conecta tu Google Calendar o Microsoft Outlook desde Ajustes → Calendario para ver todos tus eventos en un solo lugar.
Eventos del CRM
Tareas, reuniones y seguimientos del CRM aparecen junto a los eventos de tu calendario externo.
Portal de cliente
Portal unificado por contacto
Cada contacto puede tener un portal público donde ve en tiempo real el estado de sus proyectos, presupuestos, tickets de soporte y contratos sin necesidad de cuenta.
| Sección | Lo que ve el cliente |
|---|---|
| Proyectos | Progreso, hitos, archivos y actualizaciones |
| Presupuestos | Cotizaciones enviadas y su estado |
| Tickets | Sus tickets de soporte abiertos y resueltos |
| Contratos | Contratos pendientes de firma y firmados |
Soporte
Sistema de tickets
Gestiona las incidencias y solicitudes de tus clientes con un sistema de tickets con categorías, prioridades, SLA y notas internas visibles solo para el equipo.
SLA configurable
Define tiempos de respuesta y resolución por categoría de ticket. Alertas automáticas al vencer.
Categorías y prioridades
Organiza los tickets con categorías personalizadas y prioridades (baja, media, alta, urgente).
Notas internas
Añade comentarios internos visibles solo para el equipo, separados de la comunicación con el cliente.
Webinars
Gestión de webinars
Crea webinars, gestiona el registro de asistentes y convierte participantes en leads o contactos del CRM automáticamente al finalizar el evento.
- Ve a Webinars → Nuevo webinar
- Configura título, descripción, fecha, hora y capacidad máxima
- Comparte el enlace de registro público
- Los asistentes registrados se añaden automáticamente a tu CRM
Objetivos de ventas
Targets por usuario y equipo
Define objetivos de ventas mensuales, trimestrales o anuales para cada miembro del equipo o para la organización completa. El dashboard muestra el progreso en tiempo real.
Targets individuales
Asigna objetivos de importe o número de deals cerrados a cada comercial.
Seguimiento en tiempo real
El dashboard muestra el porcentaje de cumplimiento respecto al objetivo del período.
Formularios
Captura de leads embebible
Crea formularios de captura de leads para incrustar en tu web. Los envíos crean leads automáticamente en el CRM con todos los datos del formulario.
- Ve a Formularios → Nuevo formulario
- Añade los campos que necesitas (nombre, email, teléfono, mensaje, etc.)
- Personaliza el estilo para que encaje con tu web
- Copia el código de embed y pégalo en tu página
- Los nuevos envíos aparecerán automáticamente en tu módulo de Leads
Integración con IA
Funciones IA disponibles
| Función | Qué hace |
|---|---|
| Borrador de email | Genera un email profesional a partir del contexto |
| Generación de presupuesto | Sugiere líneas de producto basadas en la conversación |
| Puntuación de leads | Evalúa la calidad de un lead automáticamente |
| Siguiente acción | Sugiere el próximo paso para una oportunidad |
| Resumen de deal | Resume toda la información de una oportunidad |
| Enriquecimiento | Busca datos adicionales del contacto en internet |
| Creación de tareas | Genera tareas desde lenguaje natural |
| Resumen de proyecto | Genera un resumen ejecutivo del proyecto |
| Detección de riesgos | Analiza posibles retrasos y sugiere mitigaciones |
| Agente de chat | Responde conversaciones del widget JS vía n8n |
| Generación de contrato | Genera un borrador de contrato a partir del deal |
Configuración
- Ve a Ajustes → IA
- Activa las funciones que quieras usar
- Configura la URL del webhook para cada función
Reportes
La sección de Informes ofrece gráficos interactivos y métricas para analizar el rendimiento de tu equipo:
- Métricas del pipeline y tendencias de ventas
- Rendimiento por miembro del equipo
- KPIs de proyectos: activos, completados, retrasados, horas totales
- Gráficos de estado, completados por mes, presupuesto vs coste
Ajustes
Pestañas de configuración
| Pestaña | Contenido |
|---|---|
| General | Nombre de organización, logo, datos fiscales, país, IVA |
| Miembros | Invitar, gestionar roles |
| Pipeline | Etapas de ventas personalizables, múltiples pipelines |
| Tags | Gestión de etiquetas |
| Presupuestos | Numeración, plantilla, condiciones por defecto |
| IA | Configuración de funciones inteligentes y webhooks |
| Marketing | Webhooks de envío, config de email, límites |
| Chat | Snippet de widget JS y webhook del agente IA |
| Soporte | SLA por categoría, horas de atención |
| Emails | Conexiones Gmail, Outlook e IMAP |
| Calendario | Conexiones Google Calendar y Microsoft Outlook |
| Módulos | Activar/desactivar módulos del CRM por plan |
| API | Tokens de API para integraciones externas |
Roles y permisos
| Rol | Puede hacer |
|---|---|
| Administrador | Todo, incluido gestión de equipo y ajustes |
| Manager | CRUD, reportes, marketing, exportar |
| Miembro | CRUD de registros, no puede cambiar ajustes |
| Visor | Solo lectura |
Funcionalidades extra
Búsqueda global (Cmd+K)
Busca contactos, empresas, deals y cotizaciones al instante desde cualquier pantalla.
Etiquetas
Sistema de etiquetas con colores personalizables para organizar contactos y deals.
Vistas guardadas
Guarda combinaciones de filtros como vista reutilizable en contactos, deals y tareas.
Notificaciones
Campana con badge de no leídas. Tipos: recordatorio de tarea, mención, actualización.
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